Annual General Meeting / Assemblée générale annuelle

(La version française suit…)

Dear Elm Park Members,

We will be having our AGM this year via ZOOM due to Covid-19. Here is the agenda and the zoom meeting link for the AGM meeting on November 21, 2020 at 7:30 pm. 

So how will it work? 

Click on the following link:  https://us02web.zoom.us/j/81544069222?pwd=TjFlSFFZaWkwVFArbHYyclZOcElnZz09

When you connect to the Zoom link, one of the board members will be taking attendance and counting all the members that are present. It is important that your camera is on and your sound is on mute. Please notify the board member which EPRA 2020 member over the age of 18 years will be voting because only one vote per household is retained. 

Agenda

1)   Call to order / Ouverture de l’assemblée

2)   President Welcomes everyone and asks everyone to ensure they have signed in with designated Board Member.

3)   Entry of 2020 AGM Minutes

4)   Approval of the 2020 AGM Minutes / Approbation des minutes de l’assemblée 2020

5)   President’s Report (Martin Plante)

6)   Treasurer’s Report (Max Nykanorov)

7)    Proposed 2021Budget (Max Nykanorov)

8)   Election of Board of Directors for 2021

9)   Election of President for 2021

10) Varia

 (Plans for a covid summer vs normal summer / Plan pour un autre été covid vs un été normal)

11) Meeting adjourned / Séance ajournée

 Hope to see all of you at the ELM Park Pool AGM!

Martin Plante

President

__________________________________________________________

Chers membres de Elm Park,

L’AGA de cette année aura lieu par ZOOM en raison de la Covid-19. Voici l’ordre du jour et le lien pour la rencontre Zoom pour l’AGA du 21 novembre 2020 à 19h30. 

Comment ça fonctionnera? 

Cliquez sur le lien suivant :  https://us02web.zoom.us/j/81544069222?pwd=TjFlSFFZaWkwVFArbHYyclZOcElnZz09

Lorsque vous vous connectez par le lien Zoom, un des membres du comité exécutif prendra les présences et comptera les membres présents. Alors il est important que votre caméra soit allumée et votre micro soit éteint. Veuillez notifier au membre du comité quel membre de l’AREP 2020 âgé de plus de 18 ans votera, car nous retiendrons qu’un seul vote par maisonnée. 

Ordre du jour

1)  Ouverture de l’assemblée

2)   Le président accueille tout le monde et demande à tout le monde s’ils sont inscrits auprès du membre du comité exécutif désigné.

3)   Dépôt du procès-verbal de l’assemblée 2020

4)   Approbation du procès-verbal de l’assemblée 2020

5)  Rapport du Président (Martin Plante)

6)  Rapport du Trésorier (Max Nykanorov)

7)  Proposition du budget 2021 (Max Nykanorov)

8)   Élection du Conseil d’administration pour 2021

9)  Élection du Président pour 2021

10) Varia

     (Plan pour un autre été Covid vs un été normal)

11) Ajournement de la séance

Nous espérons vous voir en grand nombre à l’AGA de la piscine Elm Park!

Martin Plante

Président

Assemblée générale annuelle

Chers membres de Elm Park,

Nous espérons que tout le monde va bien et que la piscine ne vous manque pas trop! Notre AGA aura bientôt lieu, cette année ce sera par ZOOM en raison de la Covid-19. Veuillez prendre en note la date de l’AGA, le 21 novembre 2020, à 19 h 30. Nous enverrons l’ordre du jour de la rencontre ainsi que le lien zoom par courriel le 16 novembre 2020.

Alors comment se passera l’AGA?

Lorsque vous vous connectez avec le lien ZOOM, un des membres du comité prendra en note les présences et comptera tous les membres présents. Alors il sera important de mettre en fonction votre caméra et d’éteindre votre micro. Veuillez indiquer au membre du comité quel membre de l’AREP 2020 qui a plus de 18 ans votera parce qu’il n’y a qu’un seul vote par maison de retenu.

Lors des résumés du Président et du Trésorier, veuillez garder vos questions pour la période allouée aux questions et réponses. Envoyez simplement un message par le « chat » au membre du comité approprié, et le membre vous nommera afin que vous puissiez poser votre question.

Élection du nouveau comité

Tous les membres du comité ont confirmé qu’ils voudraient revenir à titre de membre du comité en 2021. Toutefois, si quelqu’un souhaite poser sa candidature à titre de membre du comité ou président pour la prochaine année, veuillez envoyer un courriel à : info@elmparkpool.com avec votre nom et vos renseignements de contact ainsi que le nom et les renseignements de contact d’un autre membre de Elm Park qui soutien votre candidature. Aussi, envoyez un petit paragraphe qui explique vos raisons de croire que vous seriez un bon membre du comité ou président. Nous devons recevoir votre candidature au plus tard le 14 novembre 2020, à 1 h 00 (am). Le 16 novembre 2020, nous enverrons un courriel à tous les membres avec la liste de candidats qui se présentent pour le comité ou la présidence pour la prochaine année. 

Si nous avons quorum (présence de 10 % des membres ayant l’âge de majorité) :

S’il n’y a pas de nouveau candidat, le président, à ce titre, adoptera la motion que le comité sera renouvelé pour une autre année.

S’il y a de nouveau(x) candidat(es) qui se présentent pour le rôle de la présidence, confirmés le 14 novembre 2020 à 1 h 00 (am), nous aurons une élection en utilisant la fonction Main levée pour chaque candidat(e), nous calculerons le total et la personne gagnante sera élu(e) président(e).

S’il y a de nouveau(x) candidat(es) qui se présentent pour le comité, confirmés le 14 novembre 2020 à 1 h 00 (am), nous aurons une élection en utilisant la fonction Main levée pour chaque candidat(e), nous calculerons le total et les personnes gagnantes seront élu(es) sur le comité.

Si nous n’avons pas le quorum :

Les élections du comité et de la présidence seront reportées au début du mois de mars 2021.

Nous espérons tous vous voir à l’AGA de la piscine Elm Park!

Martin Plante

Président

Annual General Meeting

Dear Elm Park Members,

We hope that you are all doing well and you don’t miss the pool too much! We will be having our AGM this year via ZOOM due to Covid-19. Please mark this date on your calendar, November 21, 2020, at 7:30 pm. We will be sending the agenda of the meeting and zoom link via e-mail on November 16, 2020.

So how will it work?

When you connect to the Zoom link, one of the board members will be taking attendance and counting all the members that are present. So it is important that your camera is on and your sound is on mute. Please notify the board member which EPRA 2020 member over the age of 18 years will be voting because only one vote per household is retained.

During the President and Treasurer summaries, please hold your questions for the question and answer period. Simply send a chat message to the designated board member, and the board member will name you so that you will be able to ask your question.

Election of the New Board

All the board members have confirmed that they would like to return as board members in 2021.  However, if anyone wishes to nominate themself as a board member or president for the upcoming year, please send an e-mail to: info@elmparkpool.com with your name and contact information, and the name and contact information of another ELM Park member that would support your candidature. Also, send a small paragraph explaining the reason why you believe that you would be a good board member or president. We must receive your candidature no later than November 14, 2020, at 1:00am. On November 16, 2020, we will send an e-mail to all the members with the list of candidates running for the board or president for next year. 

 Quorum consists of (10% of the members of the age of majority present):

If there are no new candidates, the president as chair, will pass a motion that the board be renewed for another term of one year.

If there are new candidate(s) to run for president, confirmed by November 14, 2020, at 1 AM, we will have an election using the Raise Hand function for each candidate and calculate the total and the winner will be elected as president.

If there are new candidate(s) wishing to join the board, confirmed by November 14, 2020, at 1 AM,  then we will have an election using the Raise Hand function for each candidate and calculate the total and the winners will be elected as the new board.

If we do not have Quorum:

The election for the board and president will be postponed until the beginning of March 2021.

Hope to see all of you at the ELM Park pool AGM!

Martin Plante

President